Artikel 32: Prosedure vir gemeentes wat by ander sinodes wil inskakel

Deur Kerkbode

1 November 2024

Die amptelike persverklaring wat hieronder ingesluit word, is nie ‘n nuusberig deur Kerkbode nie. Die persverklaring word in sy geheel hier gepubliseer vir die rekord en ter wille van lidmate se vrye toegang tot amptelike inligting in die kerk.

Die dokument hieronder is goedgekeur tydens die Algemene Sinode Moderamen-vergadering van 29-31 Oktober 2024 en van krag vanaf 1 November 2024. Die prosedure staan in verband met gemeentes wat by ander sinodes wil inskakel.

**********

PROSEDURE VIR GEMEENTES WAT BY ANDER SINODES WIL INSKAKEL

Die gewysigde Artikel 32 bepaal die volgende:

32.1 Die sinode word saamgestel uit afgevaardigdes van gemeentes wat geografies ‘n eenheid vorm en maklik vergader. Die groepering kan deur die Algemene Sinode/Algemene Sinodale Moderamen gewysig word op versoek van en met goedkeuring van die betrokke sinode(s)/sinodale kommissie(s).

32.2 Gemeentes wat by ‘n ander sinode wil inskakel, doen aansoek by beide sinode(s)/sinodale kommissie(s) wat dit oorweeg aan die hand van prosedures soos deur die Algemene Sinode/Algemene Sinodale Moderamen in oorleg met die Algemene Taakspan Regte vasgestel. Indien beide die betrokke sinodes/sinodale kommissies die aansoek goedkeur, word dit aan die Algemene Sinode/Algemene Sinodale Moderamen voorgelê vir goedkeuring.”

Die artikel maak ruimte dat ‘n gemeente wat geografies in ‘n bepaalde sinode gegroepeer is, aansoek kan doen om by ‘n ander sinode in te skakel en volledig deel van daardie sinode te word. Die ATR het Reglement 27 as basis dokument gebruik in sy nadenke hieroor.

Besluit

Uitvoering van Artikel 32.2

Wanneer ‘n gemeente by ‘n ander sinode in te wil inskakel, word die volgende prosedures gevolg

Aanvanklike versoek

1.1 Wanneer ‘n kerkraad ‘n versoek om by ‘n ander sinode in te skakel van ‘n groep lidmate ontvang, word dit op die agenda van die kerkraad geplaas vir oorweging om dit te ondersteun al dan nie. (Die kerkraad kan self ook die saak op die agenda plaas)

1.2 Indien die kerkraad die moontlikheid om by ‘n ander sinode in te skakel goedkeur, word die ondersoek aan die hand van die volgende prosedure geloods:

1.2.1 Die kerkraad rig ’n skrywe vir kennisname aan hulle plaaslike ring en die sinode waaraan hulle behoort, om aan te dui dat hulle die moontlikheid om by ’n ander sinode in te skakel ondersoek en versoek ‘n ontmoeting met die onderskeie kerkvergaderings.

1.2.2 Die kerkraad rig ‘n skrywe aan die sinode waarby hy wil inskakel om instemming te kry dat daardie sinode in beginsel so ‘n inskakeling sal oorweeg.

1.2.3 Indien die (ontvangende) sinode waarby ingeskakel wil word, positief reageer, stel hy ‘n skriftelike verslag op wat die vereistes, verwagtinge en verpligtinge ten opsigte van die gemeente wat by hom wil ingeskakel duidelik omskryf.

1.2.4 Die kerkraad (aansoeker) bestudeer die skriftelike verslag en besluit om voort te gaan met ‘n verdere proses al dan nie.

Inligting aan die gemeente

1.3 Die kerkraad lig die gemeente in van die versoek wat ontvang is, en van die proses wat tot dusvêr gevolg is. Die kerkraad stel in oorleg met die ringskommissie en die gevolmagtigde van die sinode ‘n inligtingstuk saam waarin die redes, praktiese- en kerkordelike implikasies, tydsraamwerke, asook die voornemende proses uiteengesit word.

1.4 Die inligtingstuk funksioneer ook as ‘n vraelys-stembrief waarmee lidmate van die gemeente die geleentheid gebied word om skriftelik aan te dui of hulle ten gunste van die inskakeling by ‘n ander sinode is, is al dan nie.

1.5 Die kerkraad doen alle redelike stappe om te verseker dat soveel moontlik van die lidmate op die databasis van die gemeente hierdie inligtingstuk en vraelys-stembrief ontvang.

1.6 Die inligtingstuk behoort nie korter as ses weke in die gemeente gesirkuleer te word nie, met die versoek dat lidmate terugvoer gee en stem oor die saak. Die kerkraad bepaal self die beste proses waarop dit op ‘n verantwoordelike wyse gedoen kan word. Dit sluit in toeligtingsgeleenthede waar lidmate se stem gehoor kan word, vrae gevra en beantwoord kan word en die kerkraad kennis kan neem van lidmate se opinies oor die aangeleentheid.

1.6.1 Dit is elke lidmaat se eie verantwoordelikheid om toe te sien dat die persoon se voltooide vraelys-stembrief die kerkkantoor van die gemeente bereik vóór of óp die sperdatum wat deur die kerkraad bepaal is.

1.6.2 Goedkeuring moet van ’n meerderheid van die lidmate wat vraelysstembriewe ingehandig het, verkry word, met ‘n minimum deelname van 50% van stemgeregtigde lidmate (lidmate bo 18 jaar) op die databasis van die gemeente.

1.7 Nadat die goedkeuring van die lidmate volgens die prosedure onder 1.3-1.6 hierbo verkry is, finaliseer die kerkraad, in oorleg met die ontvangende sinode, ‘n inskakelingsooreenkoms wat met ‘n twee-derde meerderheid deur die kerkraad goedgekeur word.

Kommunikasie aan die gemeente

1.8 Die kerkraad se besluit word deur middel van die goedgekeurde inskakelingsooreenkoms tydens vier opeenvolgende eredienste aan die gemeente vir approbasie voorgelê met vermelding dat besware daarteen binne sewe dae na die laaste bekendmaking skriftelik by die skriba van die kerkraad ingedien moet word. Prosedure oor lidmate se reg tot appèl moet hier vermeld word (Reglement 23.4.2.1)

1.9 Besware is slegs ontvanklik wanneer dit:

1.9.1 binne die tyd van approbasie ontvang word;

1.9.2 handel oor prosedurele onreëlmatigheid tydens die proses

1.10 Appèlle word aan die hand van Reglement 23 hanteer.

1.11 Die ring het ‘n oorsig funksie om seker te maak:

1.11.1 dat die korrekte prosedure gevolg is. (punte 1.1 – 1.8)

1.11.2 dat enige besware en appèlle van lidmate na behore aangehoor en hanteer is.

Aansoek by die sinode waaruit getree wil word

1.12 Nadat instemming deur middel van approbasie verkry is en die appèltydperk verstreke is, doen die kerkraad skriftelik aansoek by die plaaslike sinode/of sy gevolmagtigde om by ‘n ander sinode in te skakel.

1.13 Hierdie aansoek word vergesel van die verklaring van:

1.13.1 Die kerkraad van die gemeente dat:

1.13.1.1 Die meerderheid van minstens 50% van lidmate (skriftelik aangedui het dat hulle ten gunste van die gemeente se inskakeling is by ‘n ander sinode.

1.13.1.2 die Kerkraad met ’n twee-derde meerderheid die inskakelingsooreenkoms goedkeur het.

1.13.1.3 Duidelikheid verkry is oor die implikasies vir die gemeente se personeel wat aan die onderskeie pensioenfondse van die bepaalde sinode verbonde is. (Gemeentes is deelhebbers van pensioenfondse. Personeel van ‘n gemeente is nie direk lid van ‘n fonds nie, maar via ‘n gemeente se deelhebberskap aan die fonds.)

1.13.1.4 Alle argiefstukke ingehandig is en alle verantwoordelikhede ten opsigte van die huidige ring en sinode nagekom is nagekom is. Dit sluit in alle rekords van die proses om deel te word van ‘n ander sinode.

1.13.1.5 Die kerkraad die ring en sinode ingelig het t.o.v. die inskakelingsooreenkoms en die hantering van besware en appèlle.

1.13.2 Die plaaslike ring dat

1.13.2.1 alle ringsverpligtinge op datum is.

1.13.2.2 Reëlings getref is vir bestaande ringsverpligtinge en werksaamhede soos bv. Maatskaplike dienste ens.

1.13.2.3 Reeds bestaande ooreenkomste/kontrakte gehonoreer word of nuwe reëlings getref word.

1.13.2.4 Alle kerkordelike bepalings oor predikante se bevoegdheid, voortgesette bedieningsontwikkeling (VBO-punte) en pensioenverpligtinge moet in orde en op datum wees.

1.13.3 Die sinode dat:

1.13.3.1 daar behoorlike gesprek tussen die betrokke gemeente en die sinode (waaruit die gemeente wil vertrek) plaasgevind het.

1.13.3.2 Alle sinodale verpligtinge op datum is.

1.14 ‘n Sinode kan regmatige koste van ‘n gemeente hef (administrasiekoste, reiskoste en regskoste indien van toepassing).

Finale aansoek aan die ontvangende sinode

1.15 Nadat die goedkeuring van die betrokke sinode verkry is, doen die kerkraad ‘n gemotiveerde aansoek by die sinode waarby hy wil inskakel.

1.16 Dié sinode of sy gevolmagtigde by wie die skriftelike aansoek ingedien is, oorweeg die aansoek aan die hand van:

1.16.1 Die meriete van die aansoek

1.16.2 Die praktiese van bv. by watter ring gemeente sal inskakel

1.16.3 Onderneming om die bepalings en besluite van daardie sinode volledig te aanvaar sowel as die sinodale bydraes wat gevorder word.

1.16.4 Die onderneming dat die kerkraad en die gemeente hul onderwerp aan die Kerkorde.

1.17 Die sinode of sy gevolmagtigde by wie die skriftelike aansoek ingedien is, het die diskresie om ‘n toetreebedrag (intreefooi) te hef van die gemeente wat by hom wil inskakel. (Die bedoeling hiermee is dat sinodes oor jare ‘n bepaalde strukture en fondse opgerig het en dat daar dus ‘n premie op geplaas kan word om in die voordele daarvan te deel.)

1.18 ‘n Sinode behoort nie sonder meer ‘n gemeente wat by hom wil inskakel te verwelkom, as die motivering vir hierdie inskakeling verband hou met slegte verhoudings tussen die gemeente en die kerkverband van daardie gemeente nie.

1.19 Indien die sinode of sy gevolmagtigde die aansoek goedkeur, word ‘n ooreenkoms opgestel vir die inskakeling van daardie gemeente by die sinode en ‘n bepaalde ring aan die hand van daardie sinode se eie bepalings en besluite.

Finale goedkeuring deur die Algemene Sinode of sy gevolmagtigde

1.20 Nadat die proses afgehandel is, lê die twee betrokke sinodale kommissies ‘n verslag en die inskakelingsooreenkoms aan die Algemene Sinode of sy gevolmagtigde voor vir goedkeuring.

1.21 Nadat die Algemene Sinode of sy gevolmagtigde die aansoek om in te skakel by ‘n ander sinode goedgekeur het, word dit in Kerkbode gepubliseer met die datum van inwerkingtreding.

1.22 Wanneer die proses afgehandel is, is die gemeente wat aansoek gedoen het om by ‘n ander sinodale gebied in te skakel, volledig deel van die sinode en ring waarby die gemeente ingeskakel het.